Burocrazia e tutela dei documenti: la conservazione sostitutiva

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In epoca contemporanea disponiamo di una vasta gamma di strumenti digitali in grado di semplificare notevolmente la nostra vita. Ciò vale in qualsiasi ambito, burocrazia compresa. In ambito burocratico, infatti, la tecnologia ha permesso una miglior gestione dei documenti legali, il tutto reso possibile dall’elettronica e dai procedimenti ad essa connessi.

Per loro natura, i documenti burocratici detengono un’importanza assoluta. Tuttavia, stiamo parlando di documenti che, in formato cartaceo, sono contraddistinti da una notevole fragilità. Ecco per quale motivo, in quest’ottica, la conservazione sostitutiva (segui i consigli di Savino Solution) rappresenta la miglior soluzione possibile per mantenere intatta l’integrità dei documenti più delicati.

Conservazione sostitutiva: le caratteristiche

La conservazione sostitutiva non è altro che una particolare procedura informatica attraverso la quale, mediante l’utilizzo di software e apparecchi elettronici appositi, diviene possibile salvaguardare integralmente un documento prodotto inizialmente in formato cartaceo.

Finalità della conservazione sostitutiva, dunque, è quella di far sì che il documento tutelato non vada incontro a danni legati all’usura. Ciò produce una conseguenza altrettanto rilevante: qualora un documento venisse “registrato” in formato elettronico, esso è in grado di garantire i propri effetti sul lungo periodo, senza perdere in validità.

Si prenda come esempio un documento cartaceo di particolare importanza, come può esserlo un accordo legale stipulato tra due soggetti privati. Se il documento in questione, magari di natura economica, venisse conservato in malo modo, potrebbe danneggiarsi irreparabilmente e portare addirittura all’invalidità dell’accordo. Ed è proprio da un simile frangente che, di fatto, ci si può rendere conto dell’eccezionale validità della conservazione sostitutiva.

Come avviene la conservazione sostitutiva

Per portare a termine la procedura di conservazione sostitutiva, avendo la certezza che i documenti interessati vengano salvaguardati in maniera impeccabile, è necessario avvalersi di software appositi che consentano di procedere con le operazioni citate.

Stiamo parlando di applicativi informatici in grado di “registrare” a tutti gli effetti, in formato elettronico, un qualsiasi documento cartaceo. Entrando ancor più nel dettaglio, i software attraverso i quali portare a termine la conservazione sostitutiva sono in grado di salvaguardare la forma del documento (i suoi aspetti caratteristici e le sue peculiarità), il tempo nel quale il documento stesso è stato prodotto e i contenuti in esso ospitati.

La validità dei documenti conservati mediante la conservazione digitale è garantita dalla firma digitale, l’equivalente in formato elettronico della classica firma su carta. E non è tutto. La validità viene garantita anche dalla marca temporale, vale a dire un’indicazione del tempo nel quale il documento è stato sottoposto alla conservazione sostitutiva. Una sorta di etichetta indelebile, dunque, che può servire a un’interprete della legge (o alle parti in causa) per risalire alla data di produzione del documento interessato.

I vantaggi della procedura

Alla luce di quanto esposto, vediamo quali sono i vantaggi più rilevanti relativi alla conservazione sostitutiva.

In primo luogo, creare la copia di un documento in digitale significa poterlo conservare in maniera pressoché illimitata. Un file digitale, infatti, può rimanere all’interno di un PC per un periodo di tempo indefinito, senza preoccuparsi della sua eventuale e imprevista cancellazione (salvo problemi di tipo informatico).

In secondo luogo, un vantaggio della conservazione sostitutiva riguarda il costo minore relativo alla gestione dei documenti. Un documento in formato cartaceo va conservato in condizioni adeguate all’interno di faldoni, i quali, a loro volta, devono poter essere stoccati in magazzini appositi. Così facendo, però, si genera un circolo vizioso particolarmente costoso, un’eventualità che la conservazione sostitutiva non contempla minimamente. Infine, altri due vantaggi riguardano la possibilità di disporre dei file elettronici in maniera immediata e l’opportunità di inoltrare quegli stessi documenti a più persone, il tutto a fronte di una rapidità un tempo impensabile.

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